Verwerkersovereenkomst ClinicLeave

Deze verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) hoort bij de overeenkomst tussen de tandartspraktijk (“Verwerkingsverantwoordelijke”) en EnginAI, KVK 92287956 (“Verwerker”) voor het gebruik van ClinicLeave. Versie 2026-09-02.

Een getekend exemplaar sturen wij per e-mail. Neem contact op via info@enginai.nl.

Partijen

• Verwerkingsverantwoordelijke: de praktijk die ClinicLeave afneemt
• Verwerker: EnginAI, KVK 92287956, info@enginai.nl

1. Onderwerp

Verwerker verleent de SaaS-dienst ClinicLeave: verlof, bezetting, roosters en behandelkamers. Verwerking gebeurt uitsluitend in opdracht van de praktijk, volgens deze overeenkomst en schriftelijke instructies.

2. Gegevens

• Betrokkenen: medewerkers van de praktijk (en eventueel ingehuurde krachten)
• Categorieën: naam, e-mail, rol, rooster, verlof- en ziekmeldingen, saldi, kamertoewijzing, technische logs
• Bijzondere gegevens: het type “Ziek” kan gezondheidsgegevens raken (art. 9 AVG)
• Doel: personeelsplanning en verlofadministratie van de praktijk

3. Duur

Zolang de praktijk ClinicLeave gebruikt, plus de bewaartermijn in de privacyverklaring na einde van de dienst.

4. Plichten van EnginAI

• Alleen verwerken in opdracht van de praktijk, niet voor eigen doeleinden
• Passende beveiliging (o.a. HTTPS, hashing, toegangsbeheer per praktijk, back-ups)
• Geheimhouding door personen die toegang hebben
• De praktijk helpen bij betrokkenenverzoeken, voor zover redelijk
• De praktijk zonder onredelijke vertraging informeren over een datalek
• Na einde: gegevens wissen of teruggeven, behalve wettelijke bewaarplicht

5. Plichten van de praktijk

• Zelf verwerkingsverantwoordelijke blijven richting medewerkers
• Alleen rechtmatige gegevens invoeren, met passende grondslag (ook voor ziekte)
• Toegang beperken tot personen die het nodig hebben
• EnginAI tijdig informeren over instructies of incidenten aan haar kant

6. Subverwerkers

De praktijk geeft algemene toestemming voor:

• Railway – hosting en opslag
• Resend – transactionele e-mail (clinicleave.enginai.nl)

Bij een nieuwe subverwerker informeert EnginAI de praktijk. Bezwaar kan binnen 14 dagen; zonder redelijke oplossing kan de praktijk opzeggen.

7. Beveiliging en lekken

Maatregelen naar stand van de techniek en aard van de gegevens. Een inbreuk in verband met persoonsgegevens meldt EnginAI zo snel mogelijk aan de praktijk, met de informatie die de praktijk nodig heeft voor een eventuele AP-melding.

8. Audits

De praktijk mag, maximaal eens per jaar en met redelijke aankondiging, naleving laten toetsen, of genoegen nemen met beschikbare beveiligingsinformatie. Kosten van een audit liggen bij de praktijk, tenzij een ernstige tekortkoming van EnginAI blijkt.

9. Aansprakelijkheid

Zoals in de algemene voorwaarden, voor zover de AVG dwingend anders voorschrijft. Elke partij is aansprakelijk voor schade door haar eigen schending van de AVG.

10. Recht

Nederlands recht. Geschillen bij de bevoegde Nederlandse rechter.

11. Ondertekening

Deze overeenkomst wordt ondertekend via een apart exemplaar dat EnginAI per e-mail stuurt. Vragen: info@enginai.nl.