Privacyverklaring ClinicLeave

ClinicLeave is een online dienst van EnginAI (KVK 92287956), bereikbaar via info@enginai.nl. Deze verklaring beschrijft hoe persoonsgegevens worden verwerkt in ClinicLeave.

1. Wie is verantwoordelijk?

Voor gegevens van medewerkers van een tandartspraktijk (verlof, ziekte, rooster, kamers) is de praktijk de verwerkingsverantwoordelijke. EnginAI is verwerker en handelt in opdracht van de praktijk. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

Voor accounts van de platformbeheerder, facturatiecontacten en websitebezoek op onze inlogpagina is EnginAI zelf verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens

• Identiteit: naam, e-mailadres, rol (behandelaar, stoelassistent, balie, admin, …)
• Rooster, verlofaanvragen, saldi, ziekte- en andere afwezigheid
• Behandelkamertoewijzing
• Wijzigingslog per praktijk (wie wat wanneer heeft aangepast, alleen zichtbaar voor die praktijk)
• Inloggegevens (wachtwoord alleen als hash), reset-tokens, IP-adres in serverlogs

Wij vragen geen BSN, medische dossiers of betaalgegevens in de app.

3. Doelen en grondslagen

• Uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst met de praktijk (art. 6 lid 1 b AVG)
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, back-ups, misbruik tegengaan (art. 6 lid 1 f AVG)
• Wettelijke plicht waar van toepassing, bijvoorbeeld administratieplicht (art. 6 lid 1 c AVG)

Ziekte-indicatie in ClinicLeave is beperkt tot het type “Ziek” voor planning. De praktijk blijft verantwoordelijk voor een rechtmatige grondslag richting haar medewerkers.

4. Bewaartermijn

Gegevens blijven bewaard zolang de praktijk een account heeft, plus tot 90 dagen na beëindiging voor back-up en afronding. Het wijzigingslog hoort bij het praktijkaccount en is niet zichtbaar voor andere praktijken. Technische serverlogs doorgaans tot 90 dagen. Uiterlijk daarna wissen of anonimiseren wij, tenzij een wettelijke plicht langer bewaren vereist.

5. Delen met anderen

Wij delen gegevens niet voor marketing. Subverwerkers:

• Railway (hosting en database-volume, EU/VS-infrastructuur volgens hun voorwaarden)
• Resend (e-mail, o.a. wachtwoordreset en verlofmeldingen)

6. Beveiliging

HTTPS, gehashte wachtwoorden, sessiebeheer, toegang per praktijk (logische scheiding) en periodieke back-ups. Geen methode is 100% veilig; wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen.

7. Rechten

Medewerkers richten inzage-, correctie- of verwijderverzoeken in eerste instantie tot hun praktijk. De praktijk of u kunt EnginAI vragen te helpen via info@enginai.nl. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies

Alleen functionele cookies/sessie voor inloggen. Geen tracking- of marketingcookies.

9. Contact

EnginAI · KVK 92287956 · info@enginai.nl